Leitfaden für

Ihre Veranstaltung

Sie planen eine Feierlichkeit im schönen Ambiente der Burgruine Windeck? Dazu beraten wir Sie gerne umfassend und helfen Ihnen mit unserer Erfahrung, damit Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird und nichts dem Zufall überlassen bleibt.

Ihre Ansprechpartner in allen Belangen sind Marlies und Rolf Pflästerer.

 

Im Folgenden beantworten wir Ihnen die Fragen, die am häufigsten gestellt werden:

Veranstaltungstermin

Zunächst sollten Sie sich Ihren Wunsch-Veranstaltungstermin unverbindlich optionieren lassen. Diese Option bleibt so lange bestehen, bis Sie sich fest für den Termin entschieden haben oder ihn absagen. Wenn bei uns in der Zwischenzeit eine weitere Anfrage für diesen Termin eingeht, rufen wir Sie an.

Besprechungstermine, Besichtigungstermine, Weinprobe

Bitte vereinbaren Sie dann einen Besichtigungstermin vor Ort auf der Burgruine Windeck oder – wenn Sie die Burg schon kennen – einen Beratungstermin bei uns im Büro in der Mierendorffstraße 15. Dort erstellen wir in Ruhe und ohne vom Tagesgeschäft auf der Burg gestört zu werden, gemeinsam eine Veranstaltungscheckliste, in der der Ablauf der Veranstaltung, die gewählten Speisen und Getränke, die Zusatzleistungen und die Preise dafür festgehalten werden. Nach der ersten Beratung folgen – je nach Größe der Veranstaltung - meist noch weitere Detailabsprachen und eine Weinprobe auf der Burg.

Ganz wichtig ist, dass alle Punkte, die bei den Besprechungen vereinbart wurden, Ihren Wünschen entsprechend in der Checkliste vermerkt sind, denn diese ist einerseits Ihr Angebot und andererseits die Grundlage für die Arbeit von Küche und Service bei der Veranstaltung sowie für die Rechnungsstellung. Mündliche Nebenabsprachen müssen hier schriftlich festgehalten sein.

Räumlichkeiten

Die Burgruine Windeck zeichnet sich dadurch aus, dass es viele Möglichkeiten gibt, wo und wie Ihre Feier dort stattfinden kann. Von rustikal bis elegant von einem Raum bis zur ganzen Burganlage sind Ihrer Fantasie hier keine Grenzen gesetzt. Dies sind die Räumlichkeiten, die Sie nutzen können:

  1. Die Burgschänke mit einer Kapazität bis zu 100 Personen (an Tischen, ohne Tanzfläche), dazu ist als Außenbereich ohne zusätzliche Kosten auch immer die Terrasse (gegenüber der Schänke) für Sie reserviert.

  2. Das große Veranstaltungszelt im hinteren Bereich der Burganlage mit einer Kapazität von ebenfalls ca. 100 Personen. Hier finden meist die Empfänge vor Veranstaltungen und die Trauungen statt, wenn sie aus Wettergründen nicht im Freien stattfinden können. Dann ist das Zelt trocken und beheizbar.

  3. Sie können für Ihre Veranstaltung auch gerne zwei Räume nutzen – z. B. das Zelt für Kaffee und Kuchen bzw. den Empfang und die Schänke für das Abendmenue oder den Biergartenbereich für das Abendmenue und die Schänke für die anschließende Discoparty. In diesem Fall fällt für die Möblierung, das Eindecken und die Reinigung des zweiten "Raumes" eine zusätzliche Kostenpauschale an.

  4. Die gesamte Burganlage mit Burgschänke, Veranstaltungszelt und dem Biergartenbereich für insgesamt 450 Personen. Die exklusive Nutzung der gesamten Burganlage durch Sie ist an einen Mindestumsatz (Speisen und Getränke) gebunden, dessen Höhe unter anderem von der Jahreszeit abhängig ist. Bitte fragen Sie uns danach.

Bei kleineren Veranstaltungen bzw. wenn Sie nicht die gesamte Burganlage gemietet haben, ist es – je nach Wetter und Buchungslage – möglich, dass parallel zu Ihrer Veranstaltung noch eine weitere, z. B. im Zelt stattfindet, bzw. dass im Biergarten Publikumsverkehr herrscht. Dies ist aber kein Problem, da „Ihr“ Bereich nur für Sie reserviert ist und „Ihre“ Servicekräfte nur für Sie da sind.

Die Bewirtung auf der Burgruine Windeck ist immer von der Ro-He-Wo Gastronomie-Betriebs GmbH durchzuführen. Nur die Räumlichkeiten ohne Bewirtung können nicht angemietet werden.

Bestuhlung

Die Burgschänke ist mit vier fest eingebauten Nischen (für 1 x 10, 2 x 6 und 1 x 12 Personen) mit Eckbänken sowie mit Einzeltischen und Stühlen ausgestattet, die man flexibel stellen kann. Bitte entnehmen sie die Bestuhlungsmöglichkeiten den Tischplänen auf unserer Homepage.

Wenn Sie die Stühle mit weißen Stuhlhussen überzogen haben möchten, stellen wir Ihnen diese gerne zu einer Leih- und Reinigungsgebühr zur Verfügung. Eigene Stuhlhussen können Sie mitbringen, wenn Sie auch das beziehen und abziehen der Stühle übernehmen. 

Der Biergarten und das Zelt sind normalerweise mit Bierzeltgarnituren ausgestattet. Gerne erfüllen wir Ihnen aber auch andere Bestuhlungswünsche. Auch hier ist eine Ausstattung mit weißen Hussen sowohl für die Stühle als auch für die Bänke gegen Aufpreis möglich. Bitte sprechen Sie uns darauf an und achten Sie darauf, dass von der Norm abweichende Bestuhlungswünsche sowie die gewünschten Hussen nach der Detailbesprechung auf der Checkliste vermerkt sind.

Weitere Informationen zur Bestuhlung finden Sie hier.

Was wir für Sie - außer Speisen und Getränken - noch organisieren können

Für Dekoration, Musik, Rahmenprogrammgestaltung, Feuerwerk, Stadtführung, Hotelunterbringung, Bustransport und vieles mehr stellen wir gerne den Kontakt zu unseren langjährigen zuverlässigen Kooperationspartnern her.

Gerne erstellen wir für Sie Menuekarten oder kombinierte Menue- und Tischkarten.

Blumenschmuck, Dekoration und Tischkarten müssen entweder vom Floristen oder Ihnen selbst auf den von uns eingedeckten Tischen arrangiert werden oder so vorbereitet sein, dass sie ohne großen zeitlichen Aufwand von unseren Mitarbeitern auf die Tische gestellt werden können. 

Ihre Band oder Ihr DJ sollten grundsätzlich - nach Absprache der Zeit mit uns - bereits aufgebaut haben, wenn Sie und Ihre Gäste kommen, damit der Ablauf Ihrer Veranstaltung dadurch nicht gestört wird.

Laute Musik im Burghof und im Zelt wird – je nach Lautstärke und Windrichtung – leider oft in der Stadt und von den Anwohnern des Wachenbergs als störend empfunden. Bitte nehmen Sie auf diesen Umstand Rücksicht und sorgen für eine gemäßigte Lautstärke nach 23.00 Uhr. In der Burgschänke hingegen, ist „Discosound“ auch danach kein Problem, denn durch die dicken Mauern kann kein Geräusch nach außen dringen …

Unsere Menue- und Buffetvorschläge finden Sie hier.

Shuttle-Service

Gerne helfen wir Ihnen bei der Organisation des Transfers Ihrer Gäste zur Feier auf die Burg und wieder zurück. Bitte sprechen Sie uns an, wir arbeiten hier mit langjährigen, zuverlässigen Partnern zusammen. 

Servicekosten sowie evtl. zusätzliche Kosten

Wir stellen bei Ihrer Veranstaltung genügend ausgebildetes Servicepersonal zur Verfügung. Die Kosten hierfür sind bis 1.00 Uhr nachts in den Preisen für Speisen und Getränke enthalten. Sollte Ihre Veranstaltung länger als bis 1.00 Uhr nachts dauern, berechnen wir diese pro Servicekraft (es sind mindestens 2 erforderlich) und Stunde extra.

 

Wenn Sie Sekt und Wein selbst mitbringen möchten, stellen wir dafür Korkgeld je Flasche in Rechnung. Speisen können nicht mitgebracht werden. Ausnahme: Wenn Sie Ihre Hochzeit, Taufe oder Ihren Geburtstag mit einem Menue oder Buffet bei uns feiern, können Sie die Kuchen und Torten für die Kaffeetafel vorher oder nachher gerne selbst mitbringen. Dafür berechnen wir einen Gedeckpreis je Person.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir zur Sicherheit von mitgebrachten Kuchen Proben entnehmen und bis zwei Tage nach der Veranstaltung tiefgekühlt aufbewahren.

Meldung der Gästezahl vor der Veranstaltung

Die Erfahrung zeigt, dass die Gästezahl bei einer Veranstaltung bis zum Schluss schwanken kann. Bitte geben Sie uns 24 Stunden vor Veranstaltungsbeginn die endgültige Personenzahl durch. Diese dient dann als Grundlage für die Berechnung der Speisenmenge und der Rechnungsstellung.

„Geschlossene Gesellschaft“ in der Burgschänke

Damit wir die Burgschänke exklusiv für Sie reservieren können, sollten Sie uns – unabhängig von der Gästezahl - einen Mindestumsatz bei Ihrer Veranstaltung für Speisen und Getränke garantieren.

Das leidige Wetter…

Die Windeck heißt nicht umsonst so: Hier ist es oft recht windig, das Wetter ist ganz anders als im Tal und wechselt schnell. Um nichts dem Zufall zu überlassen, gibt es bei uns für Feierlichkeiten, die im Burghof oder auf der Terrasse stattfinden sollen, immer einen „Schlechtwetterplan“ mit Verlegung der Veranstaltung ins Zelt oder in die Schänke. Wir haben damit langjährige Erfahrung und beraten Sie gerne, so dass Ihre Feier bei jedem Wetter ein Erfolg wird!

Die großen Schirme im Burghof sowie die Markise über der Terrasse schützen vor der Sonne. Bei Regen und starkem Wind müssen sie aus Sicherheitsgründen jedoch geschlossen bzw. eingefahren werden.

Wir arbeiten mit einem professionellen Zeltbauer zusammen, der auch auf der Terrasse und im Burghof weitere stabile Zelte bauen kann. 

Parken auf der Burg

Der Parkplatz am Fuße der Burg fasst etwa 15 Autos. Auf dem Weg bis zum Burgtor und hinter der Burg können noch weitere Fahrzeuge untergebracht werden. Gerne sind wir Ihnen nach Absprache beim Parken Ihrer Fahrzeuge behilflich oder stellen einen Parkeinweiser.

Bei Veranstaltungen, bei denen die Gäste mit einem Bus anreisen, halten wir den Parkplatz zum Wenden des Busses frei. Sie sollten mit dem Busunternehmer aber vorher abgestimmt haben, ob er den schmalen Weg zur Burg fahren möchte. Ansonsten kann er in der großen Kurve an der Abzweigung von der Wachenbergstaße zur Windeck parken und die Gäste laufen die 10 Min. zur Burg. 

 

Unsere Partner

Sollten Sie andere, von Ihnen engagierte Dienstleister mitbringen, ist es hilfreich, wenn sich diese - sofern sie die Burgruine Windeck noch nicht kennen - vorher mit uns in Verbindung setzen. Gerne beantworten wir diesen alle Fragen zu den Örtlichkeiten vorab, damit am Tag der Veranstaltung alles glatt läuft.

 
Toiletten

Da der Platz in den Gastronomieräumlichkeiten der Burg sehr begrenzt ist, befinden sich die Toiletten außerhalb im Keller hinter der Ausschankhütte. Wir achten sehr auf die Sauberkeit der Toiletten und bitten Sie und Ihre Gäste, sich bei Beanstandungen sofort an die Servicemitarbeiter zu wenden.

Zahlungsbedingungen

Wenn Speisen und Getränke, die ungefähre Dauer der Veranstaltung und die Gästestruktur bekannt sind, erstellen wir Ihnen auf Wunsch gerne ein „All-Inclusive-Angebot“.

Sie erhalten 4 Wochen vor Ihrer Feier eine Anzahlungsrechnung über ca. 1/3 des erwarteten Umsatzes mit der Bitte um Überweisung. Die Endrechnung erhalten Sie unmittelbar nach der Veranstaltung. Sie ist innerhalb von 14 Tagen zahlbar.

 

Wir freuen uns auf Ihren Besuch
Ro-He-Wo Gastronomie-Betriebs GmbH

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